Nederlands grootste groothandel in lederwaren: Dugros. Het bedrijf reist letterlijk de hele wereld rond op zoek naar de laatste trends en produceert in eigen beheer voor de beste kwaliteit tegen een concurrerende prijs.
Gevestigd in Oud-Beijerland en productielocaties in Calcutta en Hongkong. Nuchter en eerlijk zakendoen heeft het bedrijf groot gemaakt en heeft geresulteerd in jarenlange relaties met afnemers in Nederland en Europa. Dugros maakt samen met Enrico Benetti, importeur en exporteur in lederwaren, onderdeel uit van hetzelfde bedrijf. Zowel Dugros en Enrico Benetti richten zich op de B2B markt; in totaal werken er 55 FTE bij beide groothandels. Dugros speelt snel in op veranderingen, onder andere met eigen collecties als Micmacbags en Beagles.
Continu wisselende collecties en snel, tijdig en correct leveren: de wereld van een groothandel is een dynamische. Grote zendingen vanuit de productielocaties komen naar Oud-Beijerland, om van daaruit verder verzonden te worden naar hun eindbestemming in Nederland of elders in Europa. Veel landelijk bekende grootwinkelbedrijven en webshops kopen hun voorraden in bij Dugros. Ook beschikt Dugros over het grootste verkoopmagazijn van de Benelux. Hier komen voornamelijk zelfstandig ondernemers, winkeleigenaars en marktkooplui om ter plekke een keuze te kunnen maken, de voorraad op peil te houden of het assortiment up-to-date te houden.
Selectieprocedure en efficiëntieslag
In 2014 ging Dugros op zoek naar nieuwe bedrijfssoftware. Jan Vos, Financieel Directeur, is nauw betrokken geweest bij dit proces. ‘Uitgangspunt was dat echt alle processen van de organisatie in de ERP-applicatie konden worden ondergebracht. Primair is hierin het proces van Verkoop, Voorraadbeheer tot Inkoop en Financieel maar tevens de integratie om volledig digitaal te kunnen werken, scanoplossingen, de omgang met wisselkoersen, vreemde valuta, talen en EDI-oplossingen.’ In de selectieprocedure is onder andere gekeken naar Microsoft Dynamics en Unit 4, waarmee het zusterbedrijf Enrico Benetti ervaring had.
Waarom is er voor het minder bekende AMF Bedrijfssoftware van Microsign gekozen? ‘Microsign onderscheidde zich door de erg brede oplossing voor de groothandel, de flexibiliteit, de servicegerichtheid en een snelle livegang. Met Microsign wisten we dat we aan één totaaloplossing kunnen werken voor de hele organisatie. Ook wat betreft bedrijfs-DNA en bedrijfsgrootte bleken Microsign Bedrijfssoftware en Dugros erg goed bij elkaar te passen.’
‘Met de nieuwe software is het hele proces van inkoop tot verkoop een stuk efficiënter geworden. Een real-time oplossing waarbij de voorraden continu up-to-date blijven zodat ook op administratief niveau de handelingen direct zichtbaar zijn in het systeem. Kernprocessen zoals inkoop, logistiek en verkoop verlopen nu geautomatiseerd. Deze zijn zelfs zo op elkaar afgestemd dat door middel van de Fixed Order-tool de verkooporder direct omgezet wordt naar een inkooporder. Hier komt geen mensenhand meer aan te pas.’
Volledig digitaal werken
Alle correspondentie met klanten zoals inkooporders, offertes, verkooporder en facturen worden automatisch digitaal gegenereerd, verzonden en automatisch gearchiveerd. Naderhand zijn deze snel op te vragen en geheel doorzoekbaar. ‘Aan de financiële kant hebben we veel baat bij de automatische verwerking van bankafschriften en mutaties. Bankmutaties van zowel debiteuren als crediteuren worden automatisch gelieerd aan openstaande posten en automatisch afgeboekt. Binnenkomende facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt door optische herkenning (OCR), de software komt zelf met voorgestelde inkooporders en grootboekcodes. Door middel van een workflow komt de factuur automatisch bij de juiste persoon of afdeling terecht welke deze kan accorderen. Met debiteuren werken wij daarnaast ook steeds meer aan digitale integratie (EDI), orders staan dan direct vanuit de software van de klant in ons systeem. Verdere statusverwerking, zoals “orders geaccepteerd”, “ingepakt”, “verzonden” maar ook facturen kunnen wij digitaal terugkoppelen. Zelfs digitale documenten zijn dan niet meer nodig: handmatig invoeren en verwerken is verleden tijd.’
‘Van offerte naar verkooporder, pickinglijst, pakbon en factuur is nu met een druk op de knop mogelijk’
Logistiek werken met scanning
Jan Vos: ‘De logistiek is het hart van ons bedrijf. In het verleden werden logistieke mutaties altijd los van elkaar doorgevoerd op de computer, wat zorgde voor meer werk. Efficiënt werken, wat voor ons als groothandel erg belangrijk is, was er niet bij. Van offerte naar verkooporder, pickinglist, pakbon en factuur is nu met een druk op de knop mogelijk. Door de toepassing van mobiele scanning in de logistiek en het verkoopmagazijn, zijn we nu live en mobiel bezig met onze data.’
Door de toepassing van mobiele scanning in de logistiek en het verkoopmagazijn, zijn we nu live en mobiel bezig met onze data.’ Bij het binnen boeken worden goederen eventueel direct aan een verkooporder en/of locatie toegewezen en zijn mutaties in de locatie of tussen de verschillende magazijnen direct verwerkt. Daarnaast worden orders eenvoudig, snel en foutloos gepicked. ‘In de Cash en Carry maken we met de scanners snel verkooporders aan. Door de directe integratie van scanning met AMF Backoffice (ERP-applicatie), worden mutaties in voorraad, inkoop en verkoop realtime verwerkt!’
Optimalisering interne processen
‘Medewerkers willen we gemakkelijk en snel kunnen laten werken. Onze vertegenwoordigers waren bijvoorbeeld veelal achteraf bezoekregistraties of orders aan het invoeren. Ook werd er vanaf een klant veel gebeld naar kantoor voor klantinformatie of voorraadgegevens. Door te werken met AMF Portable (CRM- en Order-app), kunnen gegevens op locatie worden opgevraagd, gemuteerd en aangevuld. De orders die op locatie worden aangemaakt komen direct binnen onder een bepaalde status, zodat deze intern kunnen worden afgehandeld. Ook werkt onze interne IT-afdeling met de mobiele app voor het afhandelen van serviceopdrachten. Met de verschillende locaties en vele apparatuur was er geen overzicht op welke apparatuur op welke locatie of afdeling staat. Daarnaast was het beheren van de servicemeldingen erg onoverzichtelijk. Met het toepassen van de Service- en Onderhoudsmodule hebben we hier perfecte grip op gekregen. Per vestiging en afdeling weten we welke apparatuur aanwezig is en kunnen we hier eenvoudig en snel storingsmeldingen op aanmaken. Deze meldingen kunnen vervolgens door de servicemonteur via de Serviceapp worden afgehandeld. Niet alleen extern maar ook intern kunnen we zo onze servicegerichtheid verhogen.’
“Door het succes van de implementatie is er voor gekozen ook zusterbedrijf Enrico Benetti te integreren in de software”
Het succes en de toekomst
De implementatie van AMF Bedrijfssoftware is zo succesvol gebleken dat zusterbedrijf Enrico Benetti ook de overstap heeft gemaakt van Unit4 naar AMF Bedrijfssoftware. ‘De fijne samenwerking, het proactief meedenken en het continu door ontwikkelen van oplossingen is voor ons erg belangrijk.’ Automatisering staat bij Dugros nooit stil, binnenkort is de livegang van de met AMF geïntegreerde B2B-webshop en ook zijn we bezig met volledige integratie met al onze verschillende vervoerders. ‘We hebben veel vertrouwen in onze samenwerking, dat hebben de afgelopen jaren wel bewezen. De explosieve groei van onze organisatie hebben we zonder groei van ons personeelbestand en met behulp van onze software kunnen opvangen!’
