Voor koffie, kantinebenodigdheden en (koffie)automatenservice maken veel bedrijven gebruik van de diensten van Langerak de Jong. De vrachtwagens en servicebussen van het bedrijf kom je dan ook veelvuldig tegen op de Nederlandse wegen. In gesprek met Han Marinusse, logistiek directeur, over de automatisering en integratie van sales, logistieke en serviceprocessen bij dit dynamische bedrijf.
Sinds 1933 is Langerak de Jong een begrip in haar branche. Het bedrijf, gevestigd in Zoetermeer, heeft in haar magazijn van 5800 m2 ruim 3000 verschillende producten op voorraad. Binnen de afdelingen verkoop, telesales, logistiek en service zijn zeventig medewerkers werkzaam. Met unieke diensten als het experience-center, routeverkoop, full-service automatenverzorging en een eigen technische dienst worden bedrijven, scholen, instellingen en sportverenigingen volledig ontzorgd op het gebied van ‘food en non-food’.
De start van een succesvolle samenwerking
Persoonlijk contact met bestaande en potentiele klanten is erg belangrijk voor Langerak de Jong. Om alle klantinformatie en klantcontacten te registreren is er vijftien jaar geleden gestart met de module AMF Relatiebeheer van Microsign Bedrijfssoftware. Het kunnen aanmaken en beheren van interne taken was en is hierin nog steeds een belangrijke functionaliteit. Op basis van de interne taken is er inzicht en grip op de opvolging van taken en weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht. Een onmisbare tool voor werknemers en leidinggevenden. Doordat de software modulair is uit te breiden kon Langerak de Jong in 2012 een aantal grote vervolgstappen voorwaarts maken op het gebied van automatisering.
‘De uitbreiding bestond in eerste instantie uit de integratie van onze Service- en Onderhoudsprocessen in AMF Bedrijfssoftware. Voordat wij hiermee binnen AMF aan de slag gingen werd er vooral gewerkt met vele soorten papieren afvinklijsten wat veel voorbereiding vergde en de handmatige verwerking nadien koste ons veel tijd. Ook was de contractfacturatie van verhuurde koffiemachines erg onoverzichtelijk en veel werk. Door de integratie en automatisering van de serviceprocessen wordt elke machine vanuit de verkoopmodule een zogenaamd ‘technisch gegeven’ (serviceobject) waar een contract aan kan worden gehangen. Deze komt bij de contractfacturatie nu altijd naar voren en zo wordt er niets meer vergeten’, aldus Han Marinusse.
Doordat de serviceopdrachten, koffiemachines, contracten en de serviceklant aan elkaar gekoppeld zijn, heeft Langerak de Jong nu een overzicht in de kosten en baten per machine en per klant, zowel in onderhoud als in verhuur. Ook is er geen discussie meer welke afspraken er voor welke klant gelden, alles is namelijk gestructureerd en overzichtelijk vastgelegd. Bij een opdracht kijkt het systeem automatisch of een klant een contract heeft. Deze opdracht kan vervolgens via een grafische planning worden ingepland bij een operator.
Integratie van Field Service en binnendienst
Han Marinusse vertelt verder: ‘Na de automatisering van de interne serviceprocessen was de aansluiting van de servicebuitendienst (operators), een logische volgende stap. Monteurs kwamen namelijk elke dag naar kantoor om werkbonnen op te halen. Zij werkten deze werkbonnen vervolgens op papier af waarna deze door een administratief medewerker op kantoor werd overgenomen in het systeem. Dit kostte veel tijd, was foutgevoelig en de werkwijze was niet flexibel. Met de inzet van de field service-app van AMF Bedrijfssoftware wordt er nu veel efficiënter gewerkt. Ingeplande opdrachten zijn via de visuele planning direct digitaal beschikbaar op de telefoon of tablet van de monteur. Elke dag ziet de monteur welke klanten bezocht moeten worden, kan op locatie historie van machines inzien, zijn uren en materiaal boeken en een klant digitaal laten aftekenen. Na afronding van een opdracht ontvangt de klant automatisch een werkbon en verandert de status op kantoor naar ‘opdracht afgerond’. Alle administratieve handelingen zijn direct geregistreerd en verwerkt. Door de digitalisering kunnen de monteurs nu zelfs direct vanaf huis de werkdag beginnen!’
Routeoptimalisatie door vergaande groei
‘Vanwege de groei van de organisatie groeide het aantal bezoeken bij klanten. Het plannen van de operators, hierbij rekening houden met klantvoorkeuren, kostte onze planner steeds meer tijd. Microsign had ervaring bij andere klanten met automatische routeplanning, waardoor wij hier in 2017 ook voor hebben gekozen. Voor ons belangrijke planningskenmerken registreren wij daarom nu op klantniveau. De ene klant wil bijvoorbeeld bezoek hebben ingepland op een specifieke dag of tijdstip. Ook is het mogelijk dat vanwege technische kennis een specifieke operator moet worden ingepland. Op basis van deze geregistreerde data kan er nu door de software automatisch een voorstel voor de route worden berekend. De planner kan dit voorstel overnemen of eventueel nog aanpassen waarna deze in de grafische planning wordt overgenomen en zichtbaar is op de telefoon of tablet van de operator. Door optimalisatie van onze routeplanning kunnen wij uitbreiding van de transportcapaciteit uitstellen.’
De kracht van geïntegreerde software
‘Met de huidige automatiseringsgraad hebben wij in onze organisatie al veel bereikt. Knelpunten zijn zichtbaar geworden, processen aaneengesloten en administratieve handelingen sterk verminderd. De sterke groei van de organisatie kunnen wij dankzij automatisering opvangen met een beperkte groei van ons personeelsbestand. Door te werken met AMF Bedrijfssoftware is er daarnaast voor ons veel inzicht ontstaan en is het voor ons mogelijk ons serviceniveau steeds verder te verhogen. Vijftien jaar geleden is de samenwerking tussen Langerak de Jong en Microsign begonnen, AMF Bedrijfssoftware heeft zich bewezen en is ondertussen niet meer weg te denken uit onze
organisatie!’
