Over het bedrijf en haar producten

Mariska Holwerda: ‘De NNDI is een voortzetting van de Leeuwarder Draadindustrie en is sinds 1928 vrijwel onophoudelijk verbonden met de familie Hacquebord welke het bedrijf destijds overnam. Bij de NNDI zijn 45 mensen werkzaam waarvan 30 in de productie. NNDI is gespecialiseerd in de verwerking van walsdraad, blank, verkoperd en verzinkt draad, wapeningsstaal op rollen en staven, spiraalwapening en draadnagels (spijkers) voor de professionele en doe-het-zelf-branche. In de productie is de zogenaamde ‘trekkerij’ het hoofdproces: de dikte van het walsdraad kan hier naar wens worden aangepast. Dit proces vindt plaats in grote machines waar het draad doorheen getrokken wordt (waar deze door trekstenen heen gaat) voor de gewenste dikte. Deze dikte is afhankelijk van de wens van de klant en/of vervolgbehandeling zoals poedercoaten, verzinken of vernikkelen. Dagelijks worden er 18 machines gebruikt waarvan een aantal 24 uur per dag actief zijn.’

‘Dagelijks worden er 18 machines gebruikt waarvan een aantal 24 uur per dag actief zijn’

Alle producten bij NNDI worden conform klantspecificatie of geldende normen geproduceerd en door de kwaliteitsdienst in eigen laboratorium getest. Zonder er bij stil te staan heeft bijna iedereen dagelijks te maken met de NNDI, zo worden producten van de NNDI verwerkt in autostoelen, fruitmanden, ophangbeugels, houtverbindingen en winkelwagens. Daarnaast vindt veel staal door de NNDI geproduceerd zijn weg in de betonbouw. Flexibiliteit is binnen deze onderneming één van de kernbegrippen. Het tijdig aanpassen van de onderneming en haar producten aan de vraag, eisen en ontwikkelingen in de markt heeft geresulteerd in een moderne productiefaciliteit welke snel en conform de eisen van afnemers haar producten levert. Door de korte interne lijnen en uitgekiende logistiek kan de NNDI haar afnemers snel en conform afspraak leveren.

Walsdraad op rol

Interne processen en verdere integratie

Ter bewaking van de processen en afspraken met afnemers kan de NNDI niet zonder moderne en volledig geïntegreerde software. Binnen de huidige software worden nagenoeg alle processen digitaal afgehandeld zoals de productieplanning, verdeling van de productieorders over de verschillende machines en staat er bij elke machine een computer waar werknemers kunnen zien wat geproduceerd moet worden en start- en eindtijden en batches en verbruik ingevoerd kunnen worden. Mariska: ‘Uiteraard is dat niet zo begonnen, in 2004 hebben we hier de eerste in stappen gezet door over te gaan op software welke in elke afdeling van ons bedrijven verweven zit: AMF Bedrijfssoftware. Verkoop, Artikelbeheer, Inkoop, Productie en Financieel werden hierdoor in basis al direct met elkaar geïntegreerd. Destijds is dit al zo ingericht dat in artikelbeheer per eindproduct de grondstof beschreven is zodat bij een nieuwe verkooporder automatisch inkooporders voor grondstoffen worden gegenereerd en vervolgens het productieproces in gang gezet kan worden. Door realtime inzicht op de status van productieorders en voorraden, zijn destijds al grote efficiencyslagen behaald.’

Digitale verwerking, planning en afhandeling productieorders

Mariska Holwerda: ‘Door de groei van ons bedrijf, ontwikkelingen en mogelijkheden van software en verandering van processen is er gekozen de software vanaf 2016 nog verder te integreren in de organisatie, onder andere om meer grip te krijgen op de uitvoering en afronding van productieorders, ook in de productiehal.’ Voorheen werden productieorders op papier afgehandeld waarna deze na uitvoering handmatig in ons ERP-pakket werden ingevoerd. Om de verdere integratie te realiseren is ervoor gekozen om onder andere te gaan werken met de grafische productieplanning van Microsign. Alle achttien machines zijn in een grafisch dashboard zichtbaar voor de planner en deze kan door middel van ‘drag and drop’ nieuwe productieorders naar één van de machines slepen. Door middel van kleuren kan de verdere afhandeling en status van de productieorder worden gevolgd. ‘De daadwerkelijke afhandeling van de ingeplande order vindt plaats in de productiehal, hier hebben we ervoor gekozen elke machine te koppelen aan het ERP-pakket via een hier speciaal voor ontworpen ‘dashboard’.

‘Elke machine is gekoppeld aan het ERP-pakket en inzichtelijk en in te plannen via het grafische dasbhoard’

Eén van de productiehallen van de NNDI

In dit ‘dashboard’ kan de medewerker een productieorder selecteren om in bewerking te nemen. Bij het selecteren van de grondstof kiest het systeem automatisch de eerst beschikbare partij. In het ‘productiedashboard’ is gedurende het productieproces inzichtelijk op hoeveel procent de order zit en ziet de medewerker de voor hem/haar relevante gegevens en kan deze daar waar nodig wijzigen of aanvullen. Deze informatie is tevens live zichtbaar in de planningsmodule voor de planner op kantoor. Zodra de productieorder gereed is, wordt deze gewogen op één van de acht weegschalen en kan het gewicht, door directe integratie, binnen het ‘productiedashboard’ worden geselecteerd waarna de order gereed kan worden gemeld. Zodra de order gereed is worden deze spoelen verwerkt en krijgen ze binnen het systeem een eigen uniek partijnummer, wordt automatisch een label geprint en de spoel wordt aan de verkooporder toegevoegd zodat deze verwerkt, uitgeleverd en gefactureerd kan worden. Om het voor klanten overzichtelijk te houden worden in de facturatie spoelen met dezelfde leveranciersinformatie automatisch samengevoegd.

Digitale documenten, keuring en certificering

Naast de planning en uitvoering is er ook voor gekozen de documentenstromen verder te digitaliseren en automatiseren. In de nieuwe situatie worden inkomende facturen en pakbonnen door middel van optische herkenning automatisch uitgelezen door de software en gematcht met de inkoopregels of inkooporder. Door middel van een ingerichte flow kan de factuur door de gewenste personen worden geautoriseerd, waarna deze voor betaling beschikbaar kan worden gesteld.

Gescande pakbonnen worden gecorrigeerd met de werkelijk geleverde goederen, vervolgens gematcht met de inkooporder waarna geleverde goederen automatisch in mindering gebracht worden op de inkooporder. ‘Ideaal voor ons, daar we veel werken met inkooporders op afroep voor een bepaalde periode. Op het moment dat er nieuwe goederen worden binnen geboekt worden deze ook automatisch omgezet naar spoelen waarop automatisch partijen worden aangemaakt. Daarnaast wordt een opdracht klaargezet voor een laborant voor de chemische inspectie.

‘Keuringen en certificering zijn een essentieel onderdeel en nu vergaand geautomatiseerd’

Een laborant krijgt bij NNDI ook een melding als een eindproduct gereed is, waarna bij goedkeuring het desbetreffende certificaat direct aan het chargenummer wordt toegewezen. De software zorgt ervoor dat zowel de KOMO-gecertificeerde wapening als BENOR- en DIN-gecertifieerde wapening automatisch worden toegewezen aan de daarvoor bestemde eindproducten.
Mariska Holwerda: ‘De keuringen en certificeringen zijn voor ons een zeer essentieel onderdeel; de borging van de kwaliteit is gegarandeerd en vergaand geautomatiseerd dankzij de integratie van dit proces in de software.’

Terugblik

Hoe kijkt Mariska Holwerda terug op de verdere integratie van de software binnen NNDI? ‘Het eindresultaat is super, met tijdswinst, meer inzicht en grip op de volledige organisatie. In het proces hebben we wel gemerkt dat het goed is om de eigen processen en gewenste situatie goed te beschrijven met advies en expertise van Microsign zijn we hierin na een grondige inventarisatie tot een goed implementatieplan gekomen. In dit proces is het belangrijk voldoende doorlooptijd te hebben, met meerdere concrete kartrekkers binnen de organisatie om concrete keuzes te maken. Door gedurende de uitvoering veelvuldig en intensief overleg te hebben met een consultant van Microsign en door een proces van finetuning in te gaan, zijn wij tot het gewenste resultaat gekomen. Met dezelfde hoeveelheid personeel als begin 2004 produceren wij mede dankzij de automatisering nu in één week wat voorheen in één maand werd geproduceerd!’

Met haar strategische ligging langs het drukst bevaren rivierengebied in Nederland kunnen schepen tot 150 meter lang bij De Waal afmeren. Gebruik makend van twee scheepsliften, vier torenkranen, drie afmeerkades, twee productielocaties en meerdere kantoren is De Waal de ideale partner voor de maritieme sector. In gesprek met Marco de Waal, derde generatie en lid van de Raad van Bestuur: ‘De praktisch uitvoerende kennis van onze ‘mannen’, onder andere in de productie en op de werf, zijn het kapitaal van ons bedrijf. Alle overige, indirecte kosten worden met AMF Bedrijfssoftware tot het minimale beperkt.  Symbool voor ons vertrouwen in Microsign Bedrijfssoftware is de lange samenwerking: al bijna 30 jaar!’

‘Door te werken met één ERP-systeem worden al onze indirecte kosten geminimaliseerd’

In de loop der jaren zijn vrijwel alle processen  binnen Machinefabriek De Waal geautomatiseerd met AMF Bedrijfssoftware. Belangrijk en leidend in veel processen is de Projecten module, ook wordt gewerkt met Relatiebeheer, Offerte, Verkoop, Inkoop, Voorraad, Financieel en Telebankieren. ‘Door de integratie en samenwerking van alle modules voorkomen we veel dubbele handelingen, verzamelen we data binnen één database en kunnen deze altijd snel opvragen en analyseren’.

(tekst gaat verder onder de afbeelding)

Eén van de loodsen van De Waal

Projectenbeheer en deelprojecten

‘Aangezien we een diversiteit aan machines hebben staan is de Projectenmodule zo ingericht dat onder andere elke machine, scheepslift en torenkraan zijn eigen tarief heeft. Kosten zijn eenmalig ingesteld en gebaseerd op aanschaf en afschrijving. Ditzelfde geldt voor de manuren; elke werknemer heeft zijn eigen tarief, afhankelijk van ervaring en opleiding. Per nieuw project worden zowel de manuren als de machine-uren ingeboekt, die vervolgens doorstromen naar Verkoop, Facturatie, Grootboek en Telebankieren. Overigens zijn sommige projecten zo uitgebreid dat deze voor het overzicht opgedeeld worden in deelprojecten. Ideaal is dat we eenvoudig kunnen zoeken op debiteurcode, schipnummer en fase met jaartal en klusnummer, het juiste project kunnen we altijd eenvoudig terugvinden. Binnen de projecten is een onderverdeling op aangenomen werk en uitvoering op regiebasis. Met AMF Bedrijfssoftware hebben we voor, tijdens en na uitvoering inzicht en grip op onze projecten’.

‘Voor, tijdens en na uitvoering inzicht en grip op projecten’

Omgang met samengestelde producten

Omdat veel onderdelen en producten uit samenstellingen bestaan, worden deze binnen de voorraadmodule als eindproducten samengesteld. Op basis van onderdelen kan per samenstelling direct de verkoopprijs en standaardprijs worden berekend. Samenstellingen worden eenvoudig gereed gemeld op voorraad. Artikelen worden als één component op een project geboekt, als voorraad afgeboekt en uiteindelijk gefactureerd.

(tekst gaat verder onder de afbeeldingen)

Op de proefstand wordt vrijwel alle powerpacks vooraf getest

Schroefassen draaibank tot maar liefst twaalf meter

Montage Easyflow roersysteem op de Govert Senior in één van de scheepsliften

Grip op Service en Onderhoud

Recent heeft De Waal gekozen voor integratie van de Service- en Onderhoudsmodule. Marco de Waal: ‘Omdat inzage in en het verwerken van (service) opdrachten veel werk kostte in externe applicaties, is gekozen voor deze integratie binnen ons bestaande ERP-systeem. Belangrijk is dat de Service- en Onderhoudsmodule geheel geïntegreerd is met de Projectenmodule, daar projecten in uitvoering leidend voor ons zijn’. Vanuit de Projectenmodule worden toegepaste producten en onderdelen (technische gegevens) toegevoegd en deze kunnen doorgezet worden naar de Service- en Onderhoudsmodule. Aangezien een schip tijdens zijn levensduur gemiddeld vijf keer wordt verkocht is het unieke ENI-nummer (Europees scheepsidentificatienummer) hier leidend. Per schip kan eenvoudig en snel worden ingezien welke technische gegevens er zijn toegepast onder welk project en is inzage in alle gekoppelde relevante informatie mogelijk. Met de implementatie van de Planningsmodule kunnen (service-)opdrachten per onderdeel worden aangemaakt, ingepland en beheerd. Met de mobiele app AMF Portable kunnen servicemonteurs deze vervolgens volledig digitaal afhandelen. Ook kunnen hiermee jaarlijks terugkerende  IVR-keuringen (stuurwerkkeuringen) met digitale checklists in Werkendam of op locatie door service en onderhoudsmonteurs worden afgehandeld.

(tekst gaat verder onder de afbeelding)

De roerbouwhal volop in bedrijf

‘De software zit als een warme jas om ons bedrijf heen’

Verdere integratie

De nog verdere integratie van de Service- en Onderhoudsmodule wordt momenteel geïmplementeerd, onder andere met een Outlook-koppeling (Exchange) voor het automatisch aanmaken van service-opdrachten vanuit e-mailberichten. Ook op andere vlakken zijn er nog automatiseringswensen, bijvoorbeeld het automatiseren van de inkomende factuurverwerking. ‘De ontwikkelingen staan bij Microsign gelukkig niet stil, we zien voortdurend nieuwe functionaliteit. Door de modulaire opzet kunnen we nieuwe software eenvoudig aanvullen op ons ERP-systeem’. De fijne samenwerking en persoonlijke band in combinatie met de focus op minimale indirecte kosten is succesvol gebleken: ‘AMF zit als een warme jas om ons bedrijf heen.’

Hodij Coatings is verantwoordelijk voor een totaal verfsysteem variërend van autolakken, commerciële transportlakken, protective coatings, industriële coatings en hout- en interieurbouw lakken en beitsen. Naast de verkoop van lakken en coatings kunnen de klanten bij Hodij Coatings ook terecht voor alle overige verf gerelateerde artikelen en technische ondersteuning in het lak- en coatingproces.

‘Al meer dan 15 jaar werken wij naar volle tevredenheid met AMF Bedrijfssoftware’

‘Al meer dan 15 jaar werken wij naar volle tevredenheid met AMF Bedrijfssoftware’  zegt Carmen Hoogeveen, business development manager bij Hodij Coatings. In de jaren daarvoor werd er gewerkt met een softwarepakket van IBM en SAP. Door de sterke behoefte aan meer flexibiliteit binnen het softwarepakket werd er gezocht naar een modulaire ERP-oplossing met een branche specifieke functionaliteit voor, en expertise in de verf- en coatings branche. Gezien het feit dat Hodij Coatings in de loop der jaren een explosieve groei meemaakte, is de keuze van destijds een goede gebleken. ‘AMF Bedrijfssoftware is in al die jaren met onze organisatie meegegroeid.’

Hodij Coatings te Hoogeveen

Hodij Coatings te Eersel

Hodij Coatings is ISO ISO 9001:2008 en ISO 14001: 2015 gecertificeerd en doet onderzoek naar kwaliteit en duurzaamheid van nieuwe en bestaande producten. Een veelomvattend bedrijfsproces waarbij het belangrijk is dat de bedrijfs-software daar nauw op aansluit. Alle processen binnen Hodij Coatings zijn met AMF Bedrijfssoftware geautomatiseerd, van Relatiebeheer, Offerte, Verkoop, Inkoop, Voorraad tot Digitaal Documentbeheer, Financieel, Telebankieren en Managementrapportages. Dit alles binnen één pakket: ‘Buiten AMF hebben we geen andere software nodig!’

‘Door samen met Microsign positief kritisch te zijn bij de realisatie van de software, ontstaan de mooiste oplossingen. Belangrijk hierbij is dat Microsign weet wat er in de verfbranche speelt.’

In het verkoopproces kan eenvoudig en snel een product worden gekozen. De adviseur of klant besteld het artikel via een direct met het ERP-systeem gekoppeld klantbestelportaal. Tijdens dit proces gebeurt er softwarematig op de achtergrond veel. Een verf- of coatings product bestaat uit meerdere componenten welke geheel vanuit het ERP-systeem wordt bijgehouden, ingekocht en samengesteld. Het voordeel van een direct gekoppeld klantportaal is dat artikelen op één plek beheerd worden, dat onder andere prijsafspraken direct worden overgenomen en orders direct in de ordermodule staan. Daarnaast kan een klant bedrijfsgegevens en openstaande posten inzien en facturen downloaden.

(tekst gaat verder onder de afbeelding)

‘Dankzij Microsign beschikken wij over één oplossing voor al onze bedrijfsprocessen, software welke ons echt verder helpt’

Het klantbestelportaal van Hodij Coatings en de mobiele scanners

Een unieke service zijn de scanners die Hodij Coatings aan afnemers in de autoschadebranche verstrekt. De klant kan op een makkelijke en snelle manier vanuit zijn eigen magazijn en de catalogus van Hodij Coatings producten scannen waardoor automatisch de orderregels worden aangemaakt. Het bestelproces is hiermee zo eenvoudig mogelijk gemaakt.

Naast de externe worden ook de interne processen continue geautomatiseerd, onder andere met AMF Portable, dé mobiele ERP & CRM app. Medewerkers van Hodij Coatings hebben hiermee overal toegang tot klantgegevens. Binnen de mobiele ERP & CRM applicatie kunnen gegevens worden opgevraagd, gemuteerd of aangemaakt. Van offertes en verkooporders, openstaande posten, documenten, contactpersonen tot bezoekregistraties. Binnen de eenvoudig in te richten oplossing is tevens extra bedrijfsspecifieke functionaliteit verwerkt zoals het intern aanmelden van klanten en het reserveren van ruimtes in de verschillende locaties. Met deze app zijn onder andere accountmanagers altijd voorzien van actuele en relevante informatie.

(tekst gaat verder onder de afbeelding)

De app voor commerciële medewerkers: makkelijk en snel gegevens inzien en orders invoeren

‘Onze service en klantgerichtheid brengen we met het klantenportaal en de ERP & CRM app naar een veel hoger niveau’

Hodij Coatings staat niet stil maar blijft zich ontwikkelen, ook op het gebied van automatisering. Momenteel wordt er gewerkt aan de automatisering van het gehele interne logistieke proces, onder andere door middel van scanners. ‘Voor de toekomst hebben we gelukkig nog genoeg uitdagingen, onder andere 100% papierloos orderverkeer en een app voor onze klanten gevuld met data uit de ERP-applicatie. Met Microsign als partner kunnen we al deze wensen binnen AMF Bedrijfssoftware realiseren!’

ProCoatings is ontstaan door de fusie tussen Keek Coatings en Warger Verf. “De keuze voor een ERP-pakket was simpel, zowel Keek Coatings als Warger Verf werkten allebei al met AMF, hetgeen beide partijen bijzonder goed beviel. Toentertijd werkten we nog met twee verschillende administraties; op 1 juni 2007 fuseerden Keek Coatings en Warger Verf tot één onderneming.” aldus Peter Broerse, extern adviseur van ProCoatings.

Peter Broerse: “Door fusies/overnames en autonome groei worden een aantal grote groothandels in de verfbranche alleen maar groter. Dezelfde trend vind je aan de kant van onze afnemers, de grote schildersbedrijven worden steeds groter. Dit merken wij als leverancier door de toenemende eisen die onze afnemers stellen. Zo willen zij bijvoorbeeld steeds meer digitale bestanden en digitale prijslijsten in plaats van alles op papier. AMF biedt hier een goede oplossing voor op een gebruiksvriendelijke manier. Ook voor de interne organisatie halen wij zeer veel managementinformatie uit AMF.”

“Een goede oplossing op een gebruiksvriendelijke manier”

Kenmerkend voor de verfbranche zijn de prijsafspraken die de leveranciers met haar afnemers op de diverse producten hebben. ProCoatings heeft meer dan 3.500 afnemers waarmee in totaal meer dan 20.000 verschillende prijsafspraken zijn gemaakt, naast de bestaande kortingsafspraken per afnemer. Om dit allemaal up-to-date te houden en dagelijks te voorzien van de nieuwste afspraken, debiteurinformatie, etc., werkt ProCoatings met een ‘Master database’.

“Deze manier van werken heeft geleid tot minimaal verlies op openstaande debiteuren en een gezonde debiteurenportefeuille.”

In deze ‘Master database’ worden alle prijs-afspraken en de bijhorende informatie per debiteur vastgelegd. Vervolgens worden automatisch de databases bij ieder filiaal gesynchroniseerd met de centrale database van ProCoatings. Prijsafspraken worden op deze manier eenmalig ingevoerd en ieder filiaal beschikt over de juiste debiteur-gegevens. ProCoatings houdt aan de verkoopzijde van AMF scherp toezicht op haar debiteuren. Peter Broerse: “Per debiteur wordt de door ons vastgestelde kredietlimiet scherp in de gaten gehouden. Op het moment dat een debiteur zijn limiet heeft overschreden krijgt de balieverkoper het bericht dat de betreffende debiteur is geblokkeerd door AMF. Vanaf dit moment is het niet meer mogelijk een verkooporder in te voeren. Voor de debiteur zit er niks anders op dan openstaande betalingen te voldoen, omdat deze anders geen producten kan afnemen. Om misverstanden te voorkomen zijn alle kredietlimieten geautoriseerd. Alleen de gemachtigde personen hebben de mogelijkheid kredietlimieten per debiteur aan te passen.

Eén van de diensten van NRG is het verzorgen van de persoonsdosimetrie voor bedrijven en instellingen die werken met straling. Het personeel draagt een zogenoemde dosismeter, die periodiek door NRG wordt uitgelezen.

De dosimetriedienst van NRG is gevestigd in Arnhem. Aan het woord is Theo Heijmans, administrateur van de dosimetriedienst: “NRG is door de overheid aangewezen om de blootstelling aan straling van de Nederlandse beroeps      bevolking te registreren. Elke werknemer die in aanraking komt met een bepaalde hoeveelheid straling draagt een “dosismeter”. De dosismeters zijn bestemd voor personen die werk-zaamheden uitvoeren met röntgentoestellen, versnellers, radioactieve stoffen of andere apparatuur. Deze badge registreert de hoeveelheid opgelopen straling nauwkeurig, zodat deze achteraf gemeten kan worden. Met behulp van de dosismeter is het mogelijk de mate waarin genoemde personen aan straling worden blootgesteld vast te stellen. Op deze wijze kan aantoonbaar worden gemaakt dat de dosislimieten niet worden overschreden en kan de effectiviteit van genomen maatregelen om de blootstelling zo laag als redelijkerwijs mogelijk te maken goed worden getoetst.“

Per maand worden de dosismeters van meer dan 30.000 personen gecontroleerd. Voor de registratie van de abonnementen en de facturatie ervan maakt NRG sinds 1999 gebruik van AMF. Criteria bij de aanschaf van een nieuw systeem waren de gebruiksvriendelijkheid, het kunnen verwerken van grote aantallen, standaardisering en flexibiliteit.

Theo Heijmans: “Na een uitvoerige selectie, waarbij wij een behoorlijk aantal softwarepakketten onder de loep hebben genomen, kwamen wij uiteindelijk uit bij AMF. Dit pakket sloot het beste aan bij onze wensen.

Met name de abonnementenmodule (Parkmanager) is uniek. Omdat wij niet bepaald een alledaags bedrijf zijn, is het een enorme pre dat er maatwerkaanpassingen aan het pakket konden worden gedaan. Achteraf is het altijd gemakkelijk praten, maar wij kunnen stellen dat wij destijds een goede keuze hebben gemaakt.

“Wij zijn niet een alledaags bedrijf, van onze Bedrijfssoftware verwachten wij dan ook de nodige flexibiliteit.”

Theo Heijmans geeft aan ook de komende jaren nog vooruit te kunnen met AMF: “AMF is in al die jaren niet stil blijven staan en heeft grote stappen voorwaarts gemaakt. Met name de omzetting naar de Microsoft SQL-database in 2008 geeft ongekende nieuwe mogelijk-heden. AMF blijkt voor steeds meer diensten van NRG een zeer bruikbare ‘tool’ voor de administratie. Sinds kort zijn wij volledig over op digitaal factureren. Wij hebben hier grote verwachtingen van als het gaat om efficiency en kostenbesparing.”