ERP-systeem voor Groothandel

Producten

AMF Backoffice

On- én offline succes met het alles-in-één ERP-systeem voor Groothandel

Uw groothandel groeit. Dat is positief! De orders trekken weer aan, het magazijn breidt zich uit en het personeelsbestand neem toe. Dat kan tot onoverzichtelijke situaties leiden. De grip op bedrijfsprocessen zoals het bijhouden van voorraad, transport en interne- en externe communicatie kunt u al snel verliezen. Het orderpicken loopt vertraging op. Personeel loopt elkaar in de weg. Klanten krijgen te laat hun bestelde goederen. Chaos tot gevolg. De ERP-software van Microsign biedt u de oplossing.

Met ERP-systeem voor Groothandel kunt u efficiënt werken en uw handelsprocessen binnen uw groothandel volledig optimaliseren en automatiseren. Direct geïntegreerd met uitgebreide functionaliteit voor logistiek, inkoop, verkoop, CRM, voorraad en financieel. Onze software zorgt voor volledige controle in uw logistieke processen zoals het laden van goederen, distributie naar en integratie met verschillende vervoerders. In plaats van vele naast elkaar draaiden applicaties werkt u vanuit één oplossing met alles-in-één software voor de Groothandel. Deel makkelijk informatie met medewerkers, klanten en leveranciers en krijg controle over voorraad en cashflow.

Overal toegang tot uw informatie ons ERP-systeem

Alle informatie staat in één database en is direct beschikbaar via Windows, web, tablet, scanner en smartphone. Logistiek kan werken met het krachtige warehouse management system. Met barcodevoorraadbeheer met scanners worden voorraadmutaties en verplaatsingen in uw magazijn direct verwerkt. Met de CRM en Sales App hebben commerciële medewerkers en verkoop overal toegang tot relevante informatie. Met het klantportaal en het B2B sales portaal geeft u uw klanten toegang tot belangrijke informatie als openstaande posten, documenten als facturen en certificaten. Tevens kan de klant producten inzien en direct bestellingen plaatsen in uw ERP-systeem. Met de BedrijfsApp voor de groothandel kunt u uw klant binnen uw eigen app informatie laten opvragen en bestellingen laten plaatsen.

AMF Bedrijfssoftware wordt in vele branches toegepast. Denk aan ERP-systemen voor:

Contact
Wilt u meer informatie over ons ERP-systeem voor de Groothandel?  Neem dan contact met ons op. Al meer dan 25 tevreden groothandels gingen u al voor!

Inzicht in relaties, omzet, facturen en meer

Relatiebeheer en Marketing (CRM)

Als klantgerichte organisatie wilt u uw relaties op een centrale plek eenvoudig beheren. AMF Relatiebeheer is voor de gebruiker de basis van AMF, dat uw gehele onderneming ondersteunt met klantinformatie en informatie over leveranciers en prospects. Van uw relaties heeft u op ieder moment inzicht in omzet, orders en contacthistorie. Voor uw marketingacties maakt u gebruik van een geïntegreerde mailingwizard, waarbij eventuele vervolgacties direct worden vastgelegd. Binnenkomende informatie, zoals e-mailberichten, telefoongesprekken worden direct ondergebracht bij de juiste relatie en contactpersoon. Door de koppeling met uw telefooncentrale kunt u direct doornavigeren naar de juiste informatie. Deze module is uiteraard geheel geïntegreerd met de overige modules, zoals Financieel, Verkoop en Field Services.

Offerte en Verkoop: snel en efficiënt

Offerte en Verkoop

Offerte

Het aanmaken van offertes voor bestaande en toekomstige klanten worden in AMF Offerte geregeld. Prijsafspraken en kortingen kunnen vastgelegd worden. U heeft directe toegang tot de historische gegevens van een klant, alsook gegevens over scoringskansen, contactpersonen, beslissingsweken, terugbeldatum, etc. Natuurlijk kunnen offertes worden gepromoveerd tot verkooporders. Tevens worden alle offertes in de historie opgeslagen.

Verkoop

AMF Verkoop vormt de basis voor uw orderverwerking. Binnen deze module genereert u orders en maakt u nieuwe orders aan. Uiteraard kunt u in AMF Verkoop uw gehele logistieke proces doorlopen, vanaf het bevestigen van de order tot en met het factureren van de orders. AMF Verkoop is geïntegreerd met diverse modules van AMF zodat u op basis van een order eenvoudig uw leverancier of uw eigen afdelingen kunt aansturen.

Inkoop en Logistiek: grip op voorraden

Inkoop en Logistiek

Voorraad en logistiek

De logistieke processen vormen binnen iedere onderneming de motor van het bedrijf. Kortom: deze processen verdienen continu aandacht. Te laat uitleveren of te hoge voorraadrisico’s zijn al snel funest.

AMF biedt met een logistieke module, met hulp van tracking en tracing, inzichtelijkheid in het logistieke proces. U beheerst aan de ene zijde het inkoopproces, zoals geautomatiseerd bestellen. Aan de andere zijde heeft u de lopende orders en status overzichtelijk in het verkoopproces.

Een greep uit de mogelijkheden:

  • Meerdere magazijnen/vestigingen;
  • Geïntegreerde inkoop- en verkoopadministratie;
  • Componentenadministratie;
  • Partijenadministratie;
  • Serienummerregistratie en tracking en tracing;
  • Uitgebreid assortimentbeheer;
  • Uitgebreide staffel- en kortingsmogelijkheden;
  • Balieafhandeling;
  • Assemblage;
  • Standaardorderbeheer;
  • Managementinformatie.

Inkoop

AMF Inkoop neemt u een zorg uit handen betreffende uw voorraadpositie. Deze module presenteert u, eventueel direct gestuurd vanuit verkoop, automatisch uw inkoopbehoefte. Goederen kunnen op een eenvoudige en efficiënte wijze binnengeboekt worden en de inkoopfactuur gaat direct door naar uw financiële administratie. Prijsafspraken met uw leverancier zijn vast te leggen en indien gewenst levert u uw leverancier een inkooporder met zijn artikelcodes en omschrijving aan.

Financieel en Fiscaal: krachtig en snel

Financieel en Fiscaal

AMF Financieel vormt één van de pijlers van AMF Bedrijfssoftware. De module is compleet en zeer gebruikersvriendelijk. Krachtige opvraagmogelijkheden en snelle boekingsprogramma’s maken van AMF Financieel een moderne oplossing.

AMF Financieel biedt u de instrumenten die u nodig heeft als ondernemer om grip op uw organisatie te houden.

Naast diverse rapportages biedt deze module u:

  • Debiteuren- en crediteurenbeheer;
  • Activabeheer;
  • Standaard journaalposten;
  • Digitale aangifte voor OB en ICP;
  • Diverse boekingsprogramma’s;
  • Factuurregister;
  • Telebankieren met ondersteuning voor BTL91- en SEPA- consolidatie;
  • Verwerken diverse formaten bankmutatiebestanden;
  • Urenregistratie;
  • Exportfuncties voor audits.
Inzicht in al uw documenten

Digitaal Documentbeheer

Met AMF Documentbeheer kunt u eenvoudig uw documenten vastleggen, archiveren en raadplegen, zoals elektronische documenten, Word- en Excel-bestanden, gescande formulieren, facturen en foto’s. De module Documentbeheer is geïntegreerd binnen de vele modules in AMF. Documenten die binnen een bepaalde module van toepassing zijn heeft u hierdoor direct tot uw beschikking. Binnen de module Documentbeheer treft u al uw digitale bestanden aan; u kunt deze op metadata en zelfs op inhoud doorzoeken.

Te archiveren documenten kunt u in een algemene directory opslaan waarna deze door een unieke AMF-service worden verwerkt en geautomatiseerd. Het bestand wordt automatisch verplaatst naar een gestructureerde doelmap. Hierdoor heeft u overzichtelijk, bijvoorbeeld per klant, de verschillende documenten verzameld. Het voordeel van deze werkwijze is de eenvoud van handelingen: AMF hoeft niet opgestart te worden om documenten te koppelen. De service maakt dat deze mappenstructuur wordt gegenereerd vanuit AMF. Daarnaast is het ook mogelijk om handmatig documenten toe te voegen.

Uit AMF gegenereerde reports (offertes, orders, pakbonnen etc.) worden automatisch inclusief versiebeheer gedigitaliseerd, waarna deze zichtbaar zijn.

Andere mogelijkheden binnen Digitaal Documentbeheer:

  • Preview van documenten;
  • Zoeken op periode (afgelopen jaar, maand, week);
  • Zoeken in specifiek documenttype;
  • Documenten versturen via e-mail;
  • Documenten bewerken en bewerkte versie als nieuwe versie toevoegen;
  • Versies opvragen van documenten;
  • Vrij in te vullen metadata toevoegen bij documenten;
  • Metadata bewerken van bestaande documenten;
  • Boomstructuur waaronder documenten hangen (crediteuren, debiteuren, relaties);
  • Documenttypes toevoegen waar alleen via het handmatig toevoegen, documenten aan toegevoegd kunnen worden.
OCR Scan en Herken

Scan en Herken

Met AMF Scan en Herken kunt u automatisch digitale documenten uitlezen door middel van optische herkenning (OCR). De gescande of opgeslagen documenten worden omgezet naar leesbare teksten. Binnen een document wordt, op basis van een template, op een intelligente wijze gezocht naar herkenbare teksten zoals naam, ordernummer of factuurnummer en bedrag. Veel toegepast is het automatisch verwerken van de inkomende facturenstroom, ook is het bijvoorbeeld mogelijk Inkooppakbonnen in te lezen en te verwerken.

Voorbeeld: het verwerken van een inkomende factuur

Binnengekomen facturen verschijnen geheel automatisch in het fiatteringsprogramma. Het programma toont de nieuw binnengekomen facturen met eventueel bijbehorende inkoopregels en de fysieke factuur. Hierbij is het een eigenschap of u enkel inkoopregels wilt zien waarop goederen zijn geboekt of dat u bij het boeken van de factuur ook direct de goederen wilt boeken. Indien er door de herkenningssoftware geen specifieke inkooporder is aangegeven zullen alle inkoopregels van de crediteur worden getoond. 

Daarnaast kunnen er ook regels worden toegevoegd welke rechtstreeks op een grootboek worden geboekt of vanuit het accorderingsprogramma een inkoopregel toevoegen. Dit kan bijvoorbeeld in verband met transportkosten welke op de inkooporder niet bekend zijn of als er later telefonisch een product aan de bestelling is toegevoegd zonder deze in de inkooporder aan te maken.

Om controles te vereenvoudigen kunt u direct doorklikken naar eventuele andere documenten welke zijn gekoppeld aan de inkooporder, zoals orderbevestigingen en pakbonnen. Als het factuurbedrag en het boekbedrag overeenkomen kan de factuur worden geaccordeerd. Door middel van de knop ‘Niet akkoord’ kunt u direct een klacht invoeren en de factuur al dan niet betaalbaar stellen. Na accorderen kan de factuur met het boekingsprogramma worden verwerkt.

Kostenbeheersing en Workflow

Als uitbreiding is er voor grotere organisaties de module ‘Kostenbeheersing en Workflow’. Hiermee is het mogelijk om door middel van fiattering controle te houden over binnenkomende facturen. Binnen de accorderingsniveaus kunt u accorderingsgroepen en leden definiëren. Mogelijkheden zijn:

  • Accorderingen over meerdere personen en afdelingen;
  • Werken met limieten;
  • Werken met projectbudgetten.

 

Effectief projectmanagement

Projectmanagement

De Projectmodule is een must voor elk bedrijf dat projectmatig werkt. Als projectleider kunt u per project en per afdeling het aantal uren, de kosten en de materialen bijhouden. Uitgebreide voor- en nacalculaties zijn direct opvraagbaar. Ook is het mogelijk om tot een onbeperkt aantal niveaus deelprojecten of activiteiten aan te maken. De status van een project is op ieder moment opvraagbaar. Op deze wijze kunt u direct bijsturen wanneer bijvoorbeeld de kosten uit de hand lopen of wanneer de planning niet wordt gehaald.

Ook deze module is zoals alle modules te koppelen met andere AMF software. Zo kunnen kostenfacturen bijvoorbeeld direct op een project geboekt worden.

AMF biedt een geïntegreerde projectenmodule met diverse mogelijkheden:

  • Projectbeheer en bewaking;
  • Voor- en nacalculatie;
  • Urenverantwoording;
  • Voorraadbeheer;
  • Facturatie;
  • Rapportages.
AMF-Exchange Koppeling

Exchange Koppeling

Microsoft Exchange is een betrouwbare en gebruiksvriendeljjke oplossing voor e-mail, agenda taken en contactpersonen. Exchange kunt u onderweg, thuis en op kantoor gebruiken.

Introductie Exchange:

De AMF – Exchange Koppeling bevalt de volgende functionaliteit:

  1. Een geïntegreerde koppeling met Outlook voor al uw e-mailverkeer. Ontvangen en verstuurde e-mailberichten kunt u koppelen aan de betreffende relatie. U en uw collega’s hebben zo op ieder moment inzicht in alle correspondentie met relaties.
  2. Een koppeling naar de Outlook agenda.
  3. Een koppeling van de AMF taken naar de Outlook taken.

Om van deze optie gebruik te kunnen maken zijn de volgende aanvullende zaken noodzakelijk: een Microsoft Exchange Server-licentie (geadviseerd wordt deze op een andere als de AMF server te installeren) en een Microsoft Outlook 2003-licentie (of hoger). Ook is het mogelijk te koppelen met Office 365 in combinatie met Exchange Online. Vraag hiervoor naar de voorwaarden.

Meer informatie over Exchange

AMF-Transsmart Koppeling

Transsmart Koppeling

Transsmart automatiseert het logistieke proces tussen uw leveranciers, magazijnen en klanten. De informatie die ontstaat tijdens dit transportproces wordt naadloos uitgewisseld tussen alle partijen in de keten. Met de AMF – Transsmart Koppeling in combinatie met een Transsmart abonnement is het mogelijk om orders vanuit AMF geautomatiseerd aan te bieden aan Transsmart.

Transsmart is dé multiplatform transportboekings-software voor alle logistiek tussen magazijn, vervoerder en klant (voor zowel pakketten als pallets)

 

In de AMF – Transsmart Koppeling zijn alle stappen opgenomen:

  1. Ingave van de zending;
  2. Keuze transportwijze en vervoerder;
  3. Boeken transport;
  4. Printen label(s) en benodigde papieren;
  5. Track & Tracing;
  6. POD – bericht (bewijs van aflevering);
  7. Standaardrapportages;
  8. Alle logistieke gegevens zijn voor uw medewerkers beschikbaar in elk leveringsdossier, uw klanten worden geïnformeerd via een e-mail bericht

Wat kunt u bereiken door met AMF – Transsmart Koppeling te gaan werken:

  1. Beter en geautomatiseerd expeditie proces;
  2. Sneller detecteren van afwijkingen;
  3. Verhoging klanttevredenheid;
  4. Goedkopere transportkosten.

Meer informatie over Transsmart

AMF-SalesindeBouw Koppeling

Sales in de Bouw Koppeling

Sales in de Bouw is de berichtenstandaard voor elektronische communicatie tussen ketenpartijen in de bouw- en installatiesector. Door gebruik te maken van de software onafhankelijke berichtenstandaard kunnen bedrijven efficiënt en foutloos berichten uitwisselen tussen hun computersystemen. Het gaat om prijslijsten, condities, productgegevens, orders, opdrachten, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen. De berichtenstandaard maakt gebruik van de barcodes van GS1 Nederland en bevat onder meer de vertaling naar XML. Het gebruik van Sales in de Bouw is gemeengoed in de bouw en groeit snel in de installatiesector.

Sales in de Bouw resulteert in tijdsbesparing, kostenbesparing en foutreductie

Introductie Sales in de Bouw:

Met de AMF – Sales in de Bouw Koppeling kunt u vanuit de debiteurenstam de debiteur als ‘Sales in de Bouw’ aanmerken door de daarvoor bestemde velden in te vullen; denk daarbij aan ftp of e-mail gegevens. Vanuit de verkoopheader kunt u eventueel een order uitsluiten van verzending via Sales in de Bouw. Na facturering zal voor de betreffende ‘Sales in de Bouw’ debiteuren automatisch XML Factuurberichten verzonden worden.

Meer informatie over Sales in de Bouw

Volgt

Veilig met Verf Koppeling

De Vereniging van Verf- en Drukinktfabrikanten VVVF en de Vereniging van Verfgroothandelaren in Nederland VVVH, met ondersteuning van de overheid, hebben een IT-oplossing ontwikkeld dat voortbouwt op de database van VIB (Veiligheidsbladen) die de VVVF in de loop van de jaren al had opgebouwd. De IT-oplossing (Veilig met Verf) zorgt er voor dat verkoopdata uit het verkoopordersysteem van een verffabrikant of verfgroothandel aan de website www.veiligmetverf.nl (automatisch) wordt verstrekt. Deze website bevat de veiligheidsinformatiebladen van alle verfproducten van de leden van de VVVF. Vervolgens stuurt de website veiligmetverf.nl een mail met een deeplink voor het bijbehorende VIB naar de desbetreffende afnemer. Op deze manier hoeft u als distributeur dus niet zelf naar iedere afnemer een mail te sturen met daarin de bijbehorende veiligheidsinformatiebladen. Dit scheelt u veel administratieve rompslomp.

Met inzet van XML-Export Service van AMF kunnen de verkoop transacties automatisch naar de website verzonden worden. Om dit proces te laten slagen dient u als organisatie Veilig met Verf code van uw artikelen vast te leggen en de (Veilig met Verf) e-mail adressen van de debiteuren.

Bumbal Koppeling

Eenvoudig en snel routes optimaliseren? Waar planning nog handmatig gebeurt en/of monteurs en chauffeurs zelf de volgorde van routes bepalen valt er waarschijnlijk nog veel winst te behalen. Bumbal is in dit geval de oplossing. Automatisch en snel de perfecte route plannen voor uw chauffeur of servicemonteur. Bumbal is geïntegreerd in AMF Bedrijfssoftware.

Geef op debiteur en/of abonnee niveau in AMF Bedrijfssoftware parameters op waar rekening mee moet worden gehouden bij de planning. Als voorbeeld: standaard bezorgdag, voorkeur chauffeur/monteur, openingstijden, lostijd, prioriteit  etc.. Dit kan naar wens worden ingericht en verschilt per organisatie.

Plan snel en efficient routes, volledig geintegreerd met Planning en Portable

Aan de hand van de vele parameters bepaalt Bumbal de ideale route per chauffeur of monteur, indien gewenst kan deze eventueel gecorrigeerd worden. Op het moment dat een bezorging of servicebezoek op een specifieke dag niet mogelijk is, stijgt automatisch de prioriteit van de melding zodat deze met het volgende bezoekmoment mee gaat.

Een van de praktijkvoorbeelden: door integratie met Verkooporders en Planning en Portable een selectie aan verkooporders wat betreft route te optimaliseren, naar de grafische planning te exporteren waarvan uit de chauffeurs deze vanuit AMF Portable (mobiele app) afhandelen.

Voor snel en automatische routeplanning, de oplossing!

AMF-Mailchimp Koppeling

MailChimp Koppeling

Veel tijd kwijt aan het bijwerken van de e-mail adressenlijst? Met het gebruik van het e-mail marketingprogramma Mailchimp worden relaties niet alleen meer in AMF beheert. Gegevens worden vaak handmatig over genomen in AMF Relatiebeheer (CRM) of vanuit Relatiebeheer naar Mailchimp. Dit overnemen kan veel tijd kosten en is daarnaast foutgevoelig. Hoe gemakkelijk zou het zijn dat bij het aanmaken van een nieuwe contactpersoon in AMF, deze direct geabonneerd kan worden op de nieuwsbrief?

Met de koppeling tussen AMF Relatiebeheer en Mailchimp worden email-adressen vanuit AMF gesynchroniseerd naar Mailchimp en vanuit Mailchimp naar AMF. Abonnementen op nieuwsbrieven toevoegen, wijzigen, aanvullen, stopzetten, enz., allemaal eenvoudig standaard vanuit AMF Relatiebeheer aan te sturen. Met deze integratie is de abonneelijst voor de nieuwsbrief altijd actueel en wordt niemand gemist bij de verzending van de nieuwsbrief.

Doelgroepsegmentatie

Naast het standaard synchroniseren van contactpersonen kunt u met deze koppeling ook per lijst groepen en interesses aanmaken en beheren,  deze ook worden ook vanuit Mailchimp ingelezen of bijgewerkt. Door te werken met doelgroepen en interesses komt de nieuwsbrief met de juiste boodschap bij de juiste groep mensen terecht. Een mooie tool voor doelgerichte marketing.

Voordelen van de Mailchimp-integratie:

  • altijd up-to-date mailinglijst;
  • automatische toevoeging en wijziging van gegevens van AMF Relatiebeheer naar MailChimp en vice versa;
  • synchronisatie email-adressen vanuit AMF Relatiebeheer segmenteren naar groepen in MailChimp;
  • juiste boodschap bij juiste groep;
  • tijdwinst en voorkomen van overtik fouten door het niet meer handmatig overnemen van gegevens.

 

Bedrijfsprocessen optimaliseren? Neem contact op met onze adviseur



*


*



*



*

Onze werkwijze

1. Bel ons!

Er zijn op het gebied van automatisering meer mogelijkheden dan u denkt. Onze branchespecialisten denken hierin graag met u mee. Een goed advies begint met een kennismaking. Heeft u op het gebied van automatisering uitdagingen of vragen? Bel ons, wij komen graag vrijblijvend bij u langs.

2. Inventarisatie

Een goed begin is het halve werk. Wij doen geen beloftes die wij niet waar kunnen maken, daarom starten wij elke implementatie met een uitgebreide inventarisatie of toepasbaarheidsonderzoek. Hierin worden uw wensen en eisen gedetailleerd in kaart gebracht en de risico's geïnventariseerd.

3. Implementatie

Microsign maakt gebruik van een speciaal ontwikkelde implementatiemethodiek. Hierin wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen de verschillende soorten bedrijven. Deze beproefde methodiek zorgt voor een effectief implementatietraject. Persoonlijk contact en een heldere communicatie zijn hierbij het credo.