Digitaal Documentbeheer

Met AMF Documentbeheer kunt u eenvoudig uw documenten vastleggen, archiveren en raadplegen, zoals elektronische documenten, Word- en Excel-bestanden, gescande formulieren, facturen en foto’s. De module Documentbeheer is geïntegreerd binnen de vele modules in AMF. Documenten die binnen een bepaalde module van toepassing zijn heeft u hierdoor direct tot uw beschikking. Binnen de module Documentbeheer treft u al uw digitale bestanden aan; u kunt deze op metadata en zelfs op inhoud doorzoeken.

Te archiveren documenten kunt u in een algemene directory opslaan waarna deze door een unieke AMF-service worden verwerkt en geautomatiseerd. Het bestand wordt automatisch verplaatst naar een gestructureerde doelmap. Hierdoor heeft u overzichtelijk, bijvoorbeeld per klant, de verschillende documenten verzameld. Het voordeel van deze werkwijze is de eenvoud van handelingen: AMF hoeft niet opgestart te worden om documenten te koppelen. De service maakt dat deze mappenstructuur wordt gegenereerd vanuit AMF. Daarnaast is het ook mogelijk om handmatig documenten toe te voegen.

Uit AMF gegenereerde reports (offertes, orders, pakbonnen etc.) worden automatisch inclusief versiebeheer gedigitaliseerd, waarna deze zichtbaar zijn.

Andere mogelijkheden binnen Digitaal Documentbeheer:

• Preview van documenten;
• Zoeken op periode (afgelopen jaar, maand, week);
• Zoeken in specifiek documenttype;
• Documenten versturen via e-mail;
• Documenten bewerken en bewerkte versie als nieuwe versie toevoegen;
• Versies opvragen van documenten;
• Vrij in te vullen metadata toevoegen bij documenten;
• Metadata bewerken van bestaande documenten;
• Boomstructuur waaronder documenten hangen (crediteuren, debiteuren, relaties);
• Documenttypes toevoegen waar alleen via het handmatig toevoegen, documenten aan toegevoegd kunnen worden.