Scan en Herken

Met AMF Scan en Herken kunt u automatisch digitale documenten uitlezen door middel van optische herkenning (OCR). De gescande of opgeslagen documenten worden omgezet naar leesbare teksten. Binnen een document wordt, op basis van een template, op een intelligente wijze gezocht naar herkenbare teksten zoals naam, ordernummer of factuurnummer en bedrag. Veel toegepast is het automatisch verwerken van de inkomende facturenstroom, ook is het bijvoorbeeld mogelijk Inkooppakbonnen in te lezen en te verwerken.

Voorbeeld: het verwerken van een inkomende factuur

Binnengekomen facturen verschijnen geheel automatisch in het fiatteringsprogramma. Het programma toont de nieuw binnengekomen facturen met eventueel bijbehorende inkoopregels en de fysieke factuur. Hierbij is het een eigenschap of u enkel inkoopregels wilt zien waarop goederen zijn geboekt of dat u bij het boeken van de factuur ook direct de goederen wilt boeken. Indien er door de herkenningssoftware geen specifieke inkooporder is aangegeven zullen alle inkoopregels van de crediteur worden getoond. 

Daarnaast kunnen er ook regels worden toegevoegd welke rechtstreeks op een grootboek worden geboekt of vanuit het accorderingsprogramma een inkoopregel toevoegen. Dit kan bijvoorbeeld in verband met transportkosten welke op de inkooporder niet bekend zijn of als er later telefonisch een product aan de bestelling is toegevoegd zonder deze in de inkooporder aan te maken.

Om controles te vereenvoudigen kunt u direct doorklikken naar eventuele andere documenten welke zijn gekoppeld aan de inkooporder, zoals orderbevestigingen en pakbonnen. Als het factuurbedrag en het boekbedrag overeenkomen kan de factuur worden geaccordeerd. Door middel van de knop ‘Niet akkoord’ kunt u direct een klacht invoeren en de factuur al dan niet betaalbaar stellen. Na accorderen kan de factuur met het boekingsprogramma worden verwerkt.

Kostenbeheersing en Workflow

Als uitbreiding is er voor grotere organisaties de module ‘Kostenbeheersing en Workflow’. Hiermee is het mogelijk om door middel van fiattering controle te houden over binnenkomende facturen. Binnen de accorderingsniveaus kunt u accorderingsgroepen en leden definiëren. Mogelijkheden zijn:

• Accorderingen over meerdere personen en afdelingen;
• Werken met limieten;
• Werken met projectbudgetten.