Een veelzijdige en persoonlijke technische groothandel: Hollimex te Zwijndrecht. Importeur en distributeur van onder andere een compleet assortiment hoogwaardige roestvaststalen appendages, procescomponenten en roestvaststalen halffabricaten.
Een familiebedrijf dat door de jaren heen sterk is gegroeid en hierdoor de keuze heeft gemaakt processen verder te automatiseren met integrale bedrijfssoftware voor de groothandel. In dit referentverhaal een kijkje in het automatiseren van de bedrijfsprocessen.
Hollimex: een groeiend bedrijf, assortiment en klantenkring
In 1980 is Hollimex gestart als leverancier van roestvast staal voor de zuivel-, dranken-, voedings- en genotsmiddelenindustrie, ook wel de lichte procesindustrie genoemd. Door de jaren heen is Hollimex uitgegroeid tot een voorraadhoudende totaalleverancier voor vrijwel alle industrieën. Hollimex levert uiterst hoogwaardige producten aan zowel kleine bedrijven als aan de meest grootschalige procesindustrieën in binnen- en buitenland. Een familiebedrijf waar inmiddels de derde generatie werkzaam is. Hollimex is gestart in Krimpen aan den IJssel en dankzij de gestage groei een aantal keren verhuisd naar steeds grotere locaties binnen de Krimpenerwaard. In 2015 was er wederom de noodzaak te verhuizen naar de huidige locatie in Zwijndrecht. Boven verwachting zijn hier de grenzen qua opslagruimte ook al bijna weer bereikt. Buiten roestvast staal is het assortiment in de afgelopen jaren uitgebreid met producten in ferro- en nonferro-metalen zoals duplex, alloys, staal, aluminium, koper, brons, messing en rubber(profielen), kunststoffen en (rvs-)slangen. Hollimex verzorgt ook bewerkingen en maatwerk. Veel van deze werkzaamheden kunnen in het eigen servicecenter uitgevoerd worden.
‘Met AMF is er een betere beheersing en optimalisatie van processen, snellere informatie- voorziening en afhandeling naar onze klanten’
De uitdaging van succes en de bedrijfsbrede integratie van ERP-software
Piet Speksnijder, directeur en eigenaar, is een techneut in hart en nieren. Hij beschikt niet alleen over veel vakkennis, op het gebied van automatisering hoef je hem niet veel te leren. Het eerste bij
Hollimex in gebruik zijnde softwarepakket is dan ook door hemzelf ontwikkeld op basis van Open Access, voor de administratie werd gebruik gemaakt van Snelstart. Het zelfgeschreven pakket kon door niet meer dan één persoon gebruikt worden; in combinatie met de sterke groei was dat niet houdbaar. Ook was er geen integratie met het financiële pakket wat resulteerde in erg veel dubbele handelingen: redenen om in 2013 op zoek te gaan naar iets nieuws. Na een uitgebreide selectie viel de keuze op de integrale bedrijfssoftware van Microsign (AMF). Om het optimale te halen uit de software is ervoor gekozen te starten vanuit een bedrijfsbrede integratie met modules voor Offerte en Verkoop, Relatiebeheer, Voorraadbeheer en Inkoop, Financieel, Telebankieren en Digitaal Documentbeheer.
Enkele voor Hollimex ingerichte processen zijn:
- Voor artikelen die in kilogram worden berekend, wordt aan de hand van het aantal automatisch de totale lengte en het gewicht uitgerekend;
- In verband met sterk wisselende inkoopprijzen kan per geoffreerd artikel een automatische prijsvraag worden gestuurd naar te selecteren leveranciers;
- Het op orderregel kunnen inzien van verkoophistorie van het desbetreffende artikel;
- Op verkooporderregel aangeven of een certificaat gewenst is waarna automatisch kosten worden toegevoegd en een taak wordt gegenereerd voor een medewerker;
- Invoer van chargenummer bij Inkoop welke verder wordt meegenomen op het artikel;
- Automatische berekening van vervoerskosten afhankelijk van het artikel en de debiteur;
- Gestroomlijnd proces van Offerte en Verkoop naar automatische Inkooporder;
- Automatisch genereren, het eventueel verzenden en het archiveren van documenten zoals offertes, orderbevestigingen, inkooporders, paklijst voor het magazijn, voorraadwaarderingslijsten en (verzamel) facturen;
- Per debiteur worden documenten automatisch in de juiste taal verzonden.
Mede door de ervaring van het schrijven van een eigen softwarepakket is Piet Speksnijder een zeer betrokken en kritische gebruiker. Deze kennis kwam de ontwikkeling en implementatie van AMF Bedrijfssoftware zeer ten goede. Onder andere de zoekfunctionaliteit binnen AMF is mede door de inbreng van Piet sterk verbeterd. Het doorzoeken van ruim 100.000 verkoopbare artikelen verloopt nu een stuk sneller en efficiënter, en alternatieven met dezelfde afmetingen worden direct meegenomen in de zoekresultaten waardoor er bijna geen “nee” meer verkocht hoeft te worden. Door het verwerken van bedrijfsspecifieke wensen is de software echt ingericht op de organisatie. De prettige samenwerking met de implementatieconsultant van Microsign heeft hier echt het verschil in gemaakt.
‘Door niet-gekoppelde systemen waren er te veel dubbele handelingen’
Efficiënter werken door verdere automatisering
Hollimex heeft na de verhuizing in 2015 een aantal grote veranderingen weten door te voeren. Piet Speksnijder licht toe: “Onze automatisering is helemaal up-to-date gemaakt, het ERP/CRM-systeem zorgt voor betere controle over onze voorraad en inkoop- en verkoopprocessen. De bedrijfsprocessen zijn verder geoptimaliseerd en er is een snelle informatievoorziening en afhandeling richting de klant. Door een geheel nieuw netwerk en computer- en telecomsysteem kan er ook op afstand worden gewerkt en kunnen klanten altijd te woord worden gestaan. Ook onze werkwijze in het magazijn is geoptimaliseerd waarbij de processen volledig aansluiten op AMF Bedrijfssoftware. Door de capaciteitsvergroting en nieuwe mogelijkheden kunnen wij nu veel effectiever werken, dit werkt tijd- en kostenbesparend. Enthousiast geworden door de behaalde resultaten willen wij blijven doorontwikkelen, hierbij denken we aan de inzet van scanners in de logistiek, verdere digitalisering van de certificering en partijregistratie. Van Microsign weten wij dat deze wensen mogelijk zijn’.
