Binnen het hele bedrijf effectief, gemakkelijk en snel gebruik maken van bedrijfssoftware? Geen overbodige stappen, maar intuïtief te gebruiken software? Geen doolhof aan mogelijkheden maar taak- en doelgerichte functionaliteit gericht op de eindgebruiker? Hieronder leest u hoe u ERP-software effectief inricht.
Elk bedrijf kent het wel: software welke niet volledig aansluit op de taken en wensen van diegenen die ermee moeten werken. Een mogelijke oorzaak is dat er bij de inrichting van nieuwe software teveel een focus is geweest op het automatiseren van primaire (administratieve) bedrijfsprocessen en eindgebruikers onvoldoende betrokken zijn geweest bij de invoering en besluitvorming. Gevolg kan zijn dat gebruikers van de software creatief (lees oneigenlijk) met de geboden oplossing omgaan en/of buiten de aangeboden software informatie gaan bijhouden in bijvoorbeeld Excel. Dit kost tijd en kan ten koste gaan van kwaliteit omdat registraties buiten uw zichtveld en controle plaatsvinden. Om dit te voorkomen enkele aandachtspunten om bedrijfsbreed eenvoudig en snel te kunnen werken met ERP-software.
Groepen en autorisatie
Binnen de software is het belangrijk groepen aan te brengen. Een groep kan bijvoorbeeld een afdeling zijn als ‘Inkoop’ of ‘Verkoop’. Dit kan echter ook meer worden gespecificeerd door bijvoorbeeld Inkoop weer onder te verdelen. Per groep kan vervolgens bepaald worden wat de rol of autorisatie van de desbetreffende groep mensen is. Deze personen worden wat betreft schermen, informatie en documenten enkel voorzien van voor hen relevante informatie.
Luisteren naar de eindgebruiker
De volgende stap is het inventariseren of de huidige inrichting per groep volstaat of dat deze verder moet worden geoptimaliseerd. Belangrijk hierbij is het gesprek aan te gaan met de eindgebruiker. Er moet bepaalde data ingezien of aangeleverd worden, maar hoe kan dit zo snel en prettig mogelijk? Volstaan de huidige schermen of kunnen deze eenvoudiger? Wellicht is er overbodige informatie of wordt er belangrijke informatie niet getoond welke eenvoudig naar voren is te halen? In steeds meer situaties is het wenselijk de handelingen niet alleen op een desktop maar (ook) via een app of portaal af te handelen. Door inventarisatie van eisen en wensen kan er per gebruikersgroep de ideale omgeving worden gerealiseerd. Door de eindgebruiker centraal te stellen, ontstaat er een groter draagvlak van de software binnen de gehele organisatie.
Meer weten over het effectief inzetten van ERP software? Wij helpen u graag op weg. Neem contact op met een van onze adviseurs.
