Van Dijk Heftrucks uit Genemuiden is een familie- bedrijf met ruim veertig jaar ervaring in de verkoop en het onderhoud van Linde vorkheftrucks en aanverwante transportmiddelen.
In 1966 start de eerste generatie Van Dijk met een smederij gericht op landbouwmechanisatie. Begin jaren zeventig wordt de focus verlegd van landbouwmechanisatie naar intern transport en wordt Van Dijk Heftrucks officieel dealer van het merk Linde. Sindsdien is het bedrijf specialist op dat gebied. Daarnaast heeft van Dijk Heftrucks een ruime keus occasion machines. Deze worden volledig gereviseerd en gereconditioneerd aangeboden. De diverse modellen kunnen naar wens worden aangepast door de mast, cabine en extra hydraulische functies te wijzigen. Verder kan er eindeloos worden gevarieerd met voorzetapparatuur, die beschikbaar is voor talloze toepassingen. Voor vakkundig onderhoud en reparaties beschikt Van Dijk over een eigen serviceafdeling.
Een goede aanvulling op de service en het onderhoud van heftrucks is Van Dijk Bandenservice. “De bandenservice is een belangrijke bedrijfsactiviteit geworden waarbij wij ons naast personenauto’s en vrachtauto’s ook richten op heftruckbanden en andere semi-industriële toepassingen”, aldus Wim van Dijk, technisch manager en verantwoordelijke voor de automatisering bij Van Dijk.
Wim van Dijk: “Door de constante groei van ons bedrijf liepen wij tegen de grenzen van ons toenmalige softwarepakket aan; wij werkten met teveel verschillende systemen en verloren daardoor het overzicht. Wat wij met name misten was een goed inzicht in de kosten en baten per heftruck, dit zowel in verhuur als onderhoud. In januari 2004 zijn wij van start gegaan met AMF Bedrijfssoftware. Omdat een collega-bedrijf, Hefmatic BV, ook met AMF van Microsign werkt maakte dit voor ons makkelijker om voor Microsign te kiezen. Alle activiteiten welke wij door de jaren heen hebben ontplooid zijn binnen AMF onder-gebracht. Nu hebben we duidelijk inzicht in de kosten en baten per heftruck. Ook kunnen we onder andere servicecontracten, werkorder-administratie, verhuur en huurcontracten kwijt in AMF.” Na het automatiseren van de backoffice kwam de behoefte om de servicemonteurs te automatiseren. Om deze reden is in 2008 gestart met AMF Portable Field Service. AMF Portable is een draadloos platform voor de buitendienstmedewerkers en logistieke processen welke direct gekoppeld is met de Backoffice. Serviceopdrachten of regulier onderhoud wordt via het grafische planbord ingepland, de serviceopdrachten verschijnen vervolgens bij een van de servicemonteurs op de laptop of tablet en worden volledig digitaal afgehandeld. Voordeel hiervan is dat servicemeldingen real-time kunnen worden ingepland en opgepakt.
Door de digitale verwerking kunnen de busvoorraden automatisch worden aangevuld, en komen verbruikte materialen, onderdelen en bestede uren automatisch op de digitale werkbon, die de klant vervolgens weer via de laptop of tablet kan ondertekenen. Servicemonteurs hebben daarnaast, ook buiten kantoortijden, inzicht in de service-objecten bij een klant (of hier wel of geen onderhouds- contract op zit) en in de bijbehorende onderhoudshistorie. Met name bij spoedopdrachten is dit erg makkelijk. Daarnaast kan er door deze volledige integratie veel eerder en foutloos worden gefactureerd. Wim van Dijk: “Dankzij de huidige automatisering is het mogelijk om elke onderhoudsbeurt en elk verbruikt product een storingscode mee te geven. Hiermee kunnen we per klant inzichtelijk maken waar voor hen de grootste kostenpost ligt en nemen we een
adviserende rol in met betrekking tot het gebruik van de heftrucks. Indien een bepaald onderdeel vaker dan regulier wordt vervangen kunnen wij onze klanten hierop attenderen.
Een mooi voorbeeld is een klant waar rij-motoren erg vaak vervangen moesten worden, wat resulteerde in hoge onderhoudskosten. Het vermoeden was dat het defect aan deze rijmotoren een andere oorzaak had. Nadat het een en ander uitgesloten kon worden bleek dat de heftrucks gebruikt werden voor het wegduwen van zwaar materiaal in plaats van tillen waarvoor heftrucks gebouwd zijn. De heftrucks gingen hierdoor slippen en deze rijmotoren werden teveel belast. Door software slim in te zetten hebben wij ook een signalerende functie en zijn hierdoor van meerwaarde voor onze klanten.
Voor het interne administratieve proces wordt er alweer enige tijd gebruik gemaakt van het volledig digitaal factureren en document-beheer. Alle documenten die vanuit AMF verzonden worden zijn daardoor voor iedereen die geautoriseerd is compleet inzichtelijk, volledig te doorzoeken en daardoor eenvoudig op te vragen. Daarnaast kunnen alle inkomende documenten geautomatiseerd worden toegevoegd. Geen grote archiefkasten en eindeloos zoeken maar altijd alles bij de hand.
“Wij willen vooral een duidelijk inzicht in de kosten en opbrengsten per heftruck”
Na de volledige interne automatisering was er de behoefte om geautomatiseerde koppelingen te leggen met leveranciers. Zo is er onder andere met de grootste leverancier, MotracLinde, een rechtstreekse koppeling voor bestellingen en facturen. Vanuit AMF worden bestellingen rechtstreeks bij MotracLinde in het systeem geplaatst. Andersom worden facturen op regelniveau ook rechtstreeks AMF in geïmporteerd. De meest recente ontwikkeling is het inzetten van OCR Scan en Herken en een klanten-portaal. Met OCR Scan en Herken worden ingescande of PDF-facturen herkend, waarna ze automatisch klaargezet worden als een voorgestelde boeking. Er wordt direct een digitaal dossier opgebouwd door de integratie met AMF Documentbeheer.
Door middel van het inzetten van het klantenportaal wil Van Dijk de service en het inzicht voor klanten vergroten. “Data en software die wij beschikbaar hebben gaan we gericht delen met onze klanten, AMF zullen wij hiervoor steeds meer inzetten.” aldus Wim van Dijk. Met het klantenportaal is het voor klanten mogelijk om te allen tijde inzicht te hebben in de hoeveelheid heftrucks, de servicehistorie, werkbonnen en ontvangen facturen. Ook kan er door de klant direct een servicemelding worden aangemaakt. Wim van Dijk: “Door een optimale integratie van al onze bedrijfsprocessen kunnen wij veel efficiënter werken. Ondanks dat wij de laatste jaren enorm zijn gegroeid, hebben we dankzij de investering in AMF Bedrijfssoftware geen extra personeel hoeven aannemen”.
Onderhoud wordt bij Van Dijk veelal op basis van contracten uitgevoerd. Omdat de klanten steeds meer informatie willen, is er de mogelijkheid om een onbeperkt aantal contractsoorten in AMF vastleggen.
Per contractsoort kan men diverse gegevens registreren, zoals:
- Responstijden
- Onderhoudsintervallen
- Berekening contractbedrag
- Factuurperiode
- Duur contract
- Jaarlijkse keuring van heftrucks
