Hoe Van Dijk Heftrucks AI als praktische oplossing inzet om monteurswerk slimmer te verwerken
Bij veel bedrijven wordt over AI gepraat. Bij Van Dijk Heftrucks in Genemuiden wilden ze vooral weten: wat kunnen we er vandaag al mee in de praktijk? Het antwoord vonden ze verrassend dichtbij. Niet in ingewikkelde theorie, maar in iets waar dagelijks veel tijd in ging zitten: werkbonnen van monteurs. “Onze monteurs zijn ontzettend goede sleutelaars,” vertelt Bert van Dijk. “Maar het zijn geen neerlandici. En dat hoeft ook niet. Daardoor moesten wij op kantoor veel tijd besteden aan het herschrijven van werkbonnen voordat ze naar de klant gestuurd konden worden.”
Workload backoffice
Van Dijk Heftrucks heeft dagelijks monteurs op de weg voor onderhoud en reparaties aan heftrucks. Iedere reparatie moet worden vastgelegd. Wat is er vervangen? Wat is gecontroleerd? Waarom was een reparatie nodig? Die informatie is belangrijk. Voor de factuur, voor de klant én voor de servicehistorie van de truck. “Een klant wil tegenwoordig gewoon weten waarom een rekening is zoals hij is,” zegt Bert. “Dat is ook logisch. Zeker met de tarieven van deze tijd. Als je goed uitlegt wat er gedaan is, voorkom je vragen achteraf.” Maar juist daar zat veel handmatig werk in.
De backoffice kan veel meer werk verzetten met dezelfde bezetting.
Monteurs schreven hun bevindingen snel tussendoor op locatie. De backoffice vertaalde dat vervolgens naar nette, duidelijke teksten voor de klant. “Daar waren we gewoon veel tijd mee kwijt.”
AI als praktische oplossing
Samen met Microsign werd gekeken hoe AI binnen AMF kon helpen om dat proces slimmer te maken. Er is bewust gekozen voor AI als praktische oplossing, meteen impact maken zonder alles overhoop te gooien. Geen ingewikkeld AI-project, maar een directe toepassing in het dagelijkse werkproces. Binnen AMF ziet de backoffice nu twee schermen naast elkaar: links de originele tekst van de monteur, rechts de versie die AI ervan maakt. “En soms denk je echt: waar haalt hij het vandaan,” lacht Bert. “Van een paar korte opmerkingen maakt AI ineens een duidelijke en professionele tekst.” De backoffice houdt daarbij wel altijd controle. Medewerkers kunnen teksten aanpassen, opmerkingen toevoegen en de originele invoer blijft bewaard. Juist die combinatie blijkt belangrijk. “Technische nuance moet niet verloren gaan,” vertelt Bert. “AI maakt er soms een heel mooi lopend verhaal van, maar bij technisch werk moet het inhoudelijk natuurlijk ook kloppen.” Daarom worden correcties en opmerkingen opgeslagen. Die feedback wordt weer gebruikt om de AI-instructies verder aan te scherpen. “Eigenlijk leren we het systeem steeds beter hoe wij willen communiceren.”
Niet AI om de AI
Wat opvalt in het gesprek met Van Dijk Heftrucks: AI is geen doel op zich. Het gaat niet om ‘iets met AI doen’, maar om tijd besparen, duidelijker communiceren en medewerkers ondersteunen. “De eerste stap is dat de backoffice ermee werkt,” zegt Bert. “De volgende stap is dat monteurs zelf op een knop drukken. Daarna willen we toe naar inspreken in plaats van typen.” En ondertussen wordt alweer verder gedacht. Van servicehistorie tot contractcontrole en van offertevoorstellen tot batterijadvies: op meerdere plekken binnen het bedrijf wordt gekeken waar AI praktisch waarde toevoegt. Zo draait er inmiddels ook een AI-chatagent voor heftruckbatterijen. “Dat vond ik in het begin eerlijk gezegd best spannend,” zegt Bert. “Maar die agent heeft inmiddels gewoon zijn eerste batterijen verkocht.”
Vooroplopen zonder ingewikkeld te doen
Bij Van Dijk Heftrucks zit naast ondernemerschap ook automatisering in het DNA. Volgens Bert is dit simpelweg de volgende stap. “We hoeven niet de machinist van de trein te zijn,” zegt hij. “Maar we willen ook niet in de laatste wagon zitten.” Die mentaliteit sluit goed aan bij de samenwerking met Microsign. Samen zoeken naar toepassingen die direct bruikbaar zijn op de werkvloer. Geen losse AI-tool naast het proces, maar geïntegreerd in het dagelijkse werk binnen AMF. En dat levert niet alleen tijdwinst op. Het zorgt ook voor betere documentatie, minder vragen van klanten en meer rust op de backoffice. “Het voelt eigenlijk gewoon als een extra assistent,” vertelt een medewerker van de backoffice. “Je krijgt teksten die je zelf misschien niet zo snel zou schrijven. Zeker bij technische informatie helpt dat enorm.”
AI hoeft dus niet groots of ingewikkeld te beginnen. Soms begint het gewoon bij een monteur, een werkbon en de vraag: hoe kan dit slimmer?
