U factureert aan de Rijksoverheid? Het kabinet heeft met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen.
Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen naar de Rijksoverheid. Het Ministerie van Economische Zaken stimuleert al langer dat bedrijven elektronische facturen verzenden naar de overheid. Met de mijlpaal van 1 januari 2017 is daar nu ook een concrete datum aan gekoppeld. Met deze voortrekkersrol wil de Rijksoverheid e-factureren (elektronisch factureren) in Nederland definitief op de kaart zetten zodat bedrijven en medeoverheden hier versneld op overgaan.
Wat is een e-factuur?
Veel facturen worden via de post of per e-mail (bijvoorbeeld als pdf of Word-document) verzonden en ontvangen. E-factureren gaat een stap verder en maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Doordat de gegevens gestructureerd zijn, is een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Handmatige verwerking is dus niet meer nodig.
Een e-factuur dient aan dezelfde eisen te voldoen als een ‘gewone’ factuur. Voor een correcte verzending en ontvangst van een e-factuur gelden afspraken ten aanzien van specificaties, transport en adressering. E-facturen staan juridisch gezien gelijk aan een papieren factuur.
Lever uw facturen elektronisch aan bij de Rijksoverheid
Voordelen van e-factureren
- Gemakkelijker: de verwerking verloopt automatisch
- Sneller: de papierstroom blijft achterwege
- Nauwkeuriger: geen fouten door handmatige verwerking
- Goedkoper: geen print- en portokosten
- Milieu vriendelijker: minder papierverbruik en een lagere CO2-uitstoot
De verwachting is dat ook gemeenten, provincies en waterschappen zullen volgen met het implementeren van de voorzieningen om e-facturen te kunnen ontvangen. E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen.
E-factureren vanuit AMF Bedrijfssoftware
Door middel van het inrichten van een UBL-koppeling, de elektronische standaard voor gegevensuitwisseling, kunt u vanuit AMF Bedrijfssoftware e-factureren aan de Rijksoverheid. Deze koppeling werkt samen met Digitaal Documentbeheer zodat uw facturen in uw eigen systeem worden gearchiveerd.
In verband met de implementatieduur vragen wij klanten die factureren aan de overheid dit tijdig bij ons te melden.
Bronnen: Rijksoverheid, Digitale Overheid, Accountancy van morgen
