Steeds meer bedrijven optimaliseren en automatiseren interne en externe processen met één softwarepakket, oftewel ERP-software. In dit artikel verkennen we waarom steeds meer (MKB-)bedrijven gebruik maken van deze software; wat is de essentie en wat kan de meerwaarde zijn voor uw bedrijf?
Het nadeel van niet-geïntegreerde software
Veel bedrijven werken met naast elkaar werkende software. Ooit wellicht met één systeem begonnen, in de loop der jaren is er voor elke functionaliteit (of lees: afdeling) een apart softwaresysteem ontstaan. Vaak richt elke afdeling deze software ook nog naar eigen voorkeur in, zonder genoeg rekening te houden met andere afdelingen.
Door het switchen en het overnemen van informatie tussen systemen, is er een grote kans op fouten
Het gebruik van vijf tot tien verschillende softwaresystemen naast elkaar is geen uitzondering. Door het switchen en het overnemen van informatie tussen de systemen, is er een grote kans op fouten en daarnaast werkt dit inefficiënt. Het gevolg hiervan is een slechte informatieoverdracht, geen goed totaaloverzicht en medewerkers die veel tijd kwijt zijn aan communicatie. Veelal kunnen er wel koppelingen worden gelegd, maar deze zijn vaak ingewikkeld, kwetsbaar en/of kostbaar. Ook is er ook vaak top down, vanuit het management, een gebrek aan ‘360 graden-rapportages’ van de organisatie. Door het niet integreren van software is informatie moeilijk boven water te krijgen en is IT-beheer kostbaar en complex.
Echt efficiënt werken met alles-in-één software
Met ERP-software worden primair alle processen (afdelingen) binnen een organisatie binnen één systeem samengebracht. Van Relatiebeheer, Voorraad, Inkoop, Productie, Service Planning tot Financieel. Tegenwoordig gaat deze automatisering nog veel verder door integratie van onder andere oplossingen als Digitaal Documentbeheer en Scan en Herken. Bij alles-in-één ERP-software kan ook de frontoffice zoals logistiek, service en verkoop direct worden geïntegreerd met mobiele oplossingen als scanning-, sales- en serviceapps.
ERP-software integreert niet allen interne, maar ook externe processen
Ook is het mogelijk klanten en leveranciers data te laten benaderen via portalen. Nog verdergaand, maar tegenwoordig steeds meer toegepast: klanten en leveranciers direct integreren. Het is bijvoorbeeld mogelijk (inkoop)orders en facturen direct, zonder tussenkomst van overige software, in het systeem te verwerken. ERP-software integreert zo niet alleen interne, maar ook externe processen. Door deze integratie wordt de samenwerking tussen disciplines vergaand bevordert: er wordt samengewerkt vanuit één totaaloplossing. Al deze data wordt verzameld binnen één database, wat overnemen van gegevens tussen verschillende systemen en hierdoor de kans op fouten voorkomt. Door het gebruik van ERP-software worden bedrijfsprocessen geoptimaliseerd, handmatige processen vergaand geautomatiseerd, de productiviteit van de organisatie verhoogd, kosten bespaard en kunnen klantwensen worden overtroffen.
